Vous êtes chargé d’animer, de former, d’encadrer des adultes ou des enfants ? Votre rôle de communicant et surtout les résultats de votre travail est lié à l’environnement. Comment faire pour proposer une réunion de qualité c’est ce que nous voyons ci-dessous.
Bien préparer sa réunion
Vous n’aurez pas de prompteur comme à la télé, ni de discours préparé comme en politique mais vous devez préparer un plan de réunion. Des fiches ce sera mieux que de tout mettre sur une même feuille, ainsi vous aborderez chaque sujet en suivant votre plan.
Prenez le temps, entrainez-vous si il le faut, envisagez des problèmes, que ferez-vous si par exemple quelqu’un perturbe votre cours, votre animation ou votre conférence ?
Le lieu de la réunion
Il doit être adapté, assez grand, chauffé ou au contraire climatisé. N’oubliez pas de repérer les sorties de secours, de contrôler si il y a un extincteur et si la porte s’ouvre bien de l’intérieur vers l’extérieur et non l’inverse. Il faut savoir que vous avez la responsabilité des élèves, des étudiants ou stagiaires, vous devez donc être prêt à tout pour leur sécurité.
Le lieu pour animer une réunion doit bien sûr être clairement affiché, si vous informez pour la première fois l’adresse, assurez-vous qu’elle soit trouvable facilement, sinon joignez un plan à vos invités.
Les outils collaboratifs et le matériel de réunion
Pour animer une réunion, une conférence ou si vous enseignez vous avez besoin d’un support tel qu’un tableau. Il est intéressant de disposer d’un tableau blanc interactif mobile, c’est un outil de communication incontournable de nos jours. Vous penserez aussi à un projecteur mais dans ce cas-là assurez-vous avant de démarrer votre réunion qu’il fonctionne.
L’animation de groupe
Vous commencez avec un nouveau public, apprenez à le connaitre, présentez-vous en indiquant votre mission, ce que vous allez apporter et ce que vous attendez clairement de sa part. Faites respecter l’ordre, soyez attentif, à l’écoute des questions, donnez des réponses claires en demandant une confirmation de compréhension. Si vous avez un groupe difficile alors réglez les problèmes un par un pour de bon, ne laissez surtout pas « pourrir » l’ambiance générale.
